WAAROM EEN DAGPLANNER GEBRUIKEN EFFECTIEF KAN ZIJN.

In een dag zitten 24 uur en hoe ga je je dag zo goed mogelijk benutten? Het maken van een dagplanning is niet alleen een planning van 9 tot 5. Het is meer dan dat. Met het uitschrijven van een dagplanning organiseer je je werk en ook privé.

Naast dat je je weekplanner gebruikt geeft een dagplanning meer overzicht doordat je de focus legt op wat er die dag moet gebeuren. Werken met structuur, focus en rust zorgt voor een betere productiviteit en hoe fijn is het als je taken af kunt vinken. Maar hoe maak je de beste dagplanning? Met deze 6 tips help ik je graag verder om een start te maken met een dagplanning die voor jou werkt.

1.   WORKFLOW

Pak je weekplanning erbij en vul aan het einde van je werkdag de dagplanning in voor de volgende werkdag. Maak hiermee je dagplanning overzichtelijk en sluit hiermee de werkdag af. Dit geeft rust in je hoofd en zorgt voor structuur en focus. Door taken en afspraken uit te schrijven zie je direct in 1 oogopslag welke taken belangrijk zijn. Maak keuzes en stel prioriteiten. Voordat je de dagplanning invult vraag jezelf ook af of je in de juiste volgorde aan je taken werkt. Begin je dagplanning met moeilijke taken. Ga van moeilijk naar makkelijk werken. Vaak stellen we moeilijke taken uit. Voorkom uitstelgedrag. Het gezegde: ‘Van uitstel komt afstel’ slaat hiermee de spijker op zijn kop.

2.   ZET MELDINGEN VAN JE MOBIEL UIT

Wil je elke dag je socials checken, plan een kwartiertje in om te reageren op posts, stories en reels. Schrijf dit uit in je dagplanner. Wat helpt is alle meldingen op je telefoon uitzetten, Door meldingen uit te zetten voorkom je dat je wordt afgeleid. Zorg dat je mailbox niet open staat in een tab op je laptop. Ook dit kan afleiden en weg is de focus. Zelf leg ik mijn mobiel op een andere plek in mijn werkkamer, geluid uit. Het helpt mij om te werken met focus. Wist je dat elke afleiding ervoor zorgt dat je ruim 20 minuten nodigt hebt om weer met focus te kunnen werken, dus weer geconcentreerd verder kunt gaan met waar je mee bezig was.

3.   VAN DE HAK OP DE TAK TOT WERKEN MET STRUCTUUR

Je herkent het vast, werken van de hak op de tak, je wisselt van de ene taak na de andere taak. Vliegt van de ene actie naar de andere actie. Dit kan uitputtend zijn ook al denk je dat je misschien enorm productief bent geweest. Werken met een dagplanning zorgt ervoor dat je je tijd optimaal kunt benutten en het is beter voor de concentratie en voor je brein. Je voorkomt hiermee dat je van de hak op de tak springt, het bevordert je concentratie op 1 taak of actiepunt.

Je kunt grote taken verdelen over de week en op vaste dagen aanhouden. Bijvoorbeeld de administratie op vrijdag, social media op maandag, een blog schrijven op donderdag. Door vaste dagen aan te houden en in blokken te werken zorg je voor regelmaat en vooral voorkom je hiermee uitstelgedrag. TIP! Start vandaag met het uitschrijven van taken en actiepunten op vaste dagen en doe dit 3 weken vooruit inplannen in je weekplanner. De week daarop plan je weer 1 of 2 weken erbij zodat het een gewoonte wordt en je weet meer waar je aan toe bent.

4.   ENERGIE

Gebruik de dagplanner die je gratis kunt downloaden via mijn website als rode draad voor je werkdag. Ik ervaar zelf dat ik begin van de week en aan het begin van de dag, dus de ochtend de meeste energie heb. Ik gebruik de ochtend voor de moeilijk of meer intensieve taken. Het makkelijke doe ik graag in de middag. Met dit principe voorkom ik uitstelgedrag. Ook ik als ondernemer heb dit mijzelf moeten aanleren om te zorgen dat ik mijn werk met structuur en focus kan volbrengen. Door middel van coaching en trainingen heb ik geleerd 3 grote taken per dag te verwerken, zorgen voor minder afleiding zoals mijn mobiel en de 10 minuten regel waarin je makkelijke taken in korte tijd kunt afhandelen en kunt afvinken.

5.   PAUZE IS ZELFZORG

Pauze nemen is zelfzorg. Als ondernemer is het herkenbaar dat je dit vaak aan je voorbij laat gaan. Dat je toch je lunch achter je laptop of in je werkruimte ‘even’ snel op eet. Neem in de dagplanning ook je pauze mee. Blok bijvoorbeeld lunchpauze in van 12.00-13.00 uur.

Neem de tijd om rustig te lunchen, maak een ommetje in de buitenlucht zodat je na de pauze met nieuwe energie verder kan gaan met je werk. Dit helpt ook voor je concentratie en focus. Vooral als je veel vanuit huis werkt is het fijn om in een andere omgeving te zijn, zie het als een oplaadmoment.

6.   JE WEEK -EN DAGPLANNING VASTLEGGEN

Zorg ervoor dat je je dagplanning hebt vastgelegd met de dagplanner. Blok tijd in die je nodig hebt om aan taken te kunnen werken en niet alleen voor je mailbox en afspraken.

Ruim tijd inplannen is belangrijk, denk je dat een taak een uurtje kost, plan dit altijd ruim in naar 1,5 uur. De ervaring is dat een taak kan uitlopen en lukt het toch binnen een uur dan is het een fijn gevoel dat je wat ruimer in je tijd zit en bijvoorbeeld kan starten met de volgende taak of actiepunt. En je kunt weer een taak afvinken.

Ben jij net als ik een groot liefhebber van papier en werk je graag met papieren planners.

Download dan gratis mijn dagplanner via mijn website, print deze uit in kleur of zwart/wit en start vandaag met de dagplanning voor de volgende werkdag. Gebruik potlood en gum zodat je eventueel aanpassingen kunt maken. Aanrader zijn de Pilot Frixion Ball pennen, uitgumbare pennen, werkt superfijn en zijn verkrijgbaar in diverse kleuren.

Houd altijd genoeg ruimte in je planning voor onverwachte dingen en uitloop van taken en actiepunten. Is een taak niet gelukt op de dag zelf plan deze dan direct door naar een dag dat je weet dat het wel gaat lukken. Blijf altijd kijken naar je week -en dagplanning. Prioriteiten stellen en keuzes maken in je werkdag is essentieel en zorgt voor een goede dagplanning.

Vind je het lastig om een start te maken met het werken met een planning? Wil je leren hoe je je socials kunt inplannen en hoe je dit meeneemt in je week – en dagplanning?

Plan een gratis adviesgesprek in van 20 minuten en vertel mij waar je tegenaan loopt. De meeste ondernemers lopen er tegenaan om aandacht te besteden aan social media of hoe je je zelf als ondernemer zichtbaar maakt. Ik denk graag met je mee in wat bij jou het beste past.